Nieuwe organisatiestructuur en -cultuur

De moderne industriële bakkerij maakt hoogwaardige kwaliteitsproducten, met wereldwijde afzet: Castelijn´s traditionele zoetigheden worden verkocht in meer dan 50 landen.

In 2017 is Casteleijn Stroopwafels gestart met de implementatie van een nieuw productiepakket. “We waren er tevreden mee, maar kregen ook de indruk dat we er meer uit konden halen. In 2019 zijn we in gesprek gegaan met Mens & Techniek 4.0.” vertelt Chief Financial Officer (CFO) Martijn Zaal. Zo ontstond traject ‘Castelijn 2.0’, met als doel de optimale benutting van het nieuwe productiepakket en het toekomstbesting maken van  de organisatiestructuur én- cultuur. 
Startpunt van het traject was de 360-graden-scan  waarmee het verbeterpotentieel van Casteleijn in kaart werd gebracht. “Hieruit bleek dat het probleem niet zozeer in de nieuwe systemen zat, maar in de organisatie eromheen.” vertelt Martijn. “Het advies luidde om nauwlettend te kijken naar onze productie: Welke mensen zijn er écht nodig aan de lijn? Wie levert meerwaarde aan het product? En: om op basis hiervan functieprofielen te ontwikkelen.”

Een nieuwe structuur

Om dit te realiseren werd de organisatie op strategisch niveau opnieuw uitgetekend. 
“We begonnen met een blanco vel papier. Hierop hebben we de ideale situatie geschetst: met een nieuw organogram en nieuwe functieprofielen brachten we alle taken en verantwoordelijkheden in kaart. We zijn gestart met het hart van de organisatie: de productie. Ons doel was de organisatie zo te structureren dat we optimaal samenwerken en gebruikmaken van data vanuit de productiesystemen.” 

Medewerkers zien dat er iets gebeurt, raken actief betrokken en worden enthousiast

In de nieuwe organisatiestructuur staan alle taken zwart op wit. Dit voorkomt extra of dubbel werk en zorgt ervoor dat er optimaal geproduceerd kan worden. “Dit gaf opheldering. In de oude situatie was het namelijk niet altijd duidelijk wie wat deed en dat zorgde af en toe voor verwarring. Een praktisch voorbeeld: als de geproduceerde pallet met producten vol is, moet deze worden getransporteerd. Maar de vraag was: Wie is daar voor verantwoordelijk? Een operator die aan de lijn staat? Of iemand van logistiek? Soms deed de een het, soms de ander. Beide medewerkers stonden daarvoor klaar, terwijl dit in feite onnodig is.” Nu is daar volgens Martijn geen sprake meer van.

Borgen in cultuur

Daarna was het tijd voor de uitvoering. Want plannen op papier zijn mooi, maar hoe breng je ze tot leven op de werkvloer? En: hoe zorg je ervoor dat ze deel uitmaken van je organisatiecultuur, zodat je blijvend resultaat oogst?
In samenwerking met Mens & Techniek 4.0 ontwikkelde Casteleijn verschillende middelen. Een belangrijk instrument is de bordenstructuur, waarin strategische doelen vertaald worden naar praktische targets op de werkvloer. “Met de bordenstructuur monitoren we de voortgang van onze strategie. Ook helpt het om medewerkers mee te nemen in ontwikkelingen: De strategische plannen zijn tast- én zichtbaar. Ze zien dat er iets gebeurt, raken actief betrokken en worden enthousiast.” vertelt Martijn.

“Terugkerende problemen grijpen we aan als kans om onze processen verder te optimaliseren. De nieuwe structuur en functieprofielen dienen hierin als handvatten: Duidelijke regels en afspraken maken het makkelijker om elkaar aan te spreken op dingen die misgaan of beter kunnen. Hiermee creëren we een open en veilige organisatiecultuur waarin leren en ontwikkelen centraal staat.”

Waardevolle samenwerking

De samenwerking met Mens & Techniek 4.0 heeft Martijn als positief ervaren: “Wat ik bijzonder vind, is dat er écht maatwerk geboden werd. Hierdoor zijn we in de gelegenheid geweest om de plannen eigen te maken, passend bij Casteleijn. Dit zorgt voor draagvlak, eigenaarschap en uiteindelijk een succesvolle implementatie: We werken nog elke dag met de tools die we van Mens & Techniek 4.0 aangereikt hebben gekregen.”

Martijn Zaal