Ontwikkelingen in digitalisering gaan hard!

Michel Duijm_Bouwer en Officier

Elk jaar staan wij stil bij de voordelen van automatisering en wat voor nieuwe mogelijkheden dit biedt. Online samenwerking is het nieuwe credo waarbij de werkzaamheden kunnen worden verdeeld tussen uw accountant en uzelf.

Een groot aantal klanten zien wij verder digitaliseren en zij vragen ons ook regelmatig naar de mogelijkheden die wij als accountant kunnen bieden. De wet AVG heeft een versnelling aangebracht in het werken met portals. Eigenlijk is het niet meer dan een digitale brievenbus. Voorheen ontvingen uw werknemers of de werkgever de loonstroken per e-mail. Uit hoofde van beveiliging krijgen uw medewerkers deze tegenwoordig op hun mobiele telefoon. Dit bespaart handelingen voor uzelf en tevens kunnen de medewerkers altijd hun loonstrookjes (maar ook jaaropgaves) zelf benaderen. Loonheffing aangiftes, fiscale rapporten, jaarrapporten etc. worden nu ook vaak in portals gezet zodat u deze op één plek kunt terugvinden. Hieronder volgt een aantal onderwerpen waar verdere automatisering een mogelijkheid is.

Bankmutaties in plaats van bankafschriften

Als u samen met uw accountant kiest voor een online boekhoudprogramma dan zorgt de softwareleverancier ervoor dat, na uw eenmalige goedkeuring, alle bankmutaties van uw betaalrekening
dagelijks in het boekhoudprogramma worden ingelezen. Let wel goed op bij de keuze van software dat uw bank deze mogelijkheid biedt bij het geselecteerde pakket.

Inkoop- en verkoopfacturen

Tegenwoordig komen er veel facturen per e-mail binnen. U kunt deze facturen doormailen naar uw accountant op een speciaal voor u ingericht e-mailadres dat is gekoppeld aan uw administratie. Met een scanprogramma kan de accountant de facturen inlezen en zorgen dat deze goed geboekt worden. Het scanprogramma ‘herkent’ de factuur en kan deze in veel gevallen automatisch goed boeken afhankelijk van de kwaliteit en het lerend vermogen van het scanprogramma.

In een onlinepakket kunt u ook zelf uw verkoopfacturen aanmaken (in plaats van in word of excel) die dan ook rechtstreeks geboekt worden in de administratie. Een veelgebruikt pakket als Marti-Orbak heeft ook een koppeling tussen zijn factureermodule en de meeste boekhoudpakketten. Zonder koppeling kunnen de verkoopfacturen uiteraard ook worden gescand.

Contant bonnetjes

Een regelmatige ergernis is dat bonnetjes verloren gaan en dat achteraf niet meer is vast te stellen waarvoor de pintransactie ook alweer was. Nog lastiger is het als er contant is betaald en de bon niet meer te vinden is. Met uw smartphone kunt u een foto maken van de bon en deze via een app rechtstreeks downloaden in het scanprogramma waarna deze dezelfde weg volgt als een inkoopfactuur.

Kasadministratie

Afhankelijk van uw gekozen boekhoudpakket en de kassasoftware kan er een koppeling worden gelegd tussen de softwarepakketten waarbij de kasadministratie kan worden verwerkt in uw administratie.

Als alle inkoop-, verkoopfacturen en kasmutaties zijn verwerkt in de administratie kunnen deze veelal automatisch worden gekoppeld aan uw bankmutaties. Volledigheid van aanlevering blijft uiteraard een voorwaarde om de matching tot een succes te maken.

Bouwer en officier De auteur, Michel Duijm, is accountant bij Bouwer & Officier Accountants en Belastingadviseurs voor bakkers te Hazerswoude, 071-3419000. Meer info: www.bouwer-officier.nl.

Lees alle columns van de accountants van Bouwer & Officier in ons dossier Financieel.

Lees ook
Belastingdienst helpt ondernemers bij administratie

Belastingdienst helpt ondernemers bij administratie

Ondernemers kunnen hun belastingszaken op drie manieren regelen. Via administratiesoftware, via een fiscaal dienstverlener of via de website van de Belastingdienst. Maar welke manier past bij welke ondernemer? De Belastingdienst geeft advies.

Win tijd met automatisering

Win tijd met automatisering

Ook dit jaar laten we de ontwikkelingen in automatisering de revue passeren en laten we zien hoe u daarvan kunt profiteren bij uw administratie en boekhouding.

Circulaire economie

Circulaire economie

Mijn verwachting is dat de komende jaren in het teken zullen staan van vergroening en een tekort aan grondstoffen. Dat vergroening niet altijd eenvoudig is, bewijst Elon Musk van Tesla. Zijn auto’s zijn energiezuinig, maar een paar maanden geleden kocht hij voor 1,5 miljard dollar aan bitcoins. Nu heeft hij te kennen gegeven hier weer afstand van te...