Ontwikkelingen in digitalisering gaan hard!

Michel Duijm_Bouwer en Officier

Elk jaar staan wij stil bij de voordelen van automatisering en wat voor nieuwe mogelijkheden dit biedt. Online samenwerking is het nieuwe credo waarbij de werkzaamheden kunnen worden verdeeld tussen uw accountant en uzelf.

Een groot aantal klanten zien wij verder digitaliseren en zij vragen ons ook regelmatig naar de mogelijkheden die wij als accountant kunnen bieden. De wet AVG heeft een versnelling aangebracht in het werken met portals. Eigenlijk is het niet meer dan een digitale brievenbus. Voorheen ontvingen uw werknemers of de werkgever de loonstroken per e-mail. Uit hoofde van beveiliging krijgen uw medewerkers deze tegenwoordig op hun mobiele telefoon. Dit bespaart handelingen voor uzelf en tevens kunnen de medewerkers altijd hun loonstrookjes (maar ook jaaropgaves) zelf benaderen. Loonheffing aangiftes, fiscale rapporten, jaarrapporten etc. worden nu ook vaak in portals gezet zodat u deze op één plek kunt terugvinden. Hieronder volgt een aantal onderwerpen waar verdere automatisering een mogelijkheid is.

Bankmutaties in plaats van bankafschriften

Als u samen met uw accountant kiest voor een online boekhoudprogramma dan zorgt de softwareleverancier ervoor dat, na uw eenmalige goedkeuring, alle bankmutaties van uw betaalrekening
dagelijks in het boekhoudprogramma worden ingelezen. Let wel goed op bij de keuze van software dat uw bank deze mogelijkheid biedt bij het geselecteerde pakket.

Inkoop- en verkoopfacturen

Tegenwoordig komen er veel facturen per e-mail binnen. U kunt deze facturen doormailen naar uw accountant op een speciaal voor u ingericht e-mailadres dat is gekoppeld aan uw administratie. Met een scanprogramma kan de accountant de facturen inlezen en zorgen dat deze goed geboekt worden. Het scanprogramma ‘herkent’ de factuur en kan deze in veel gevallen automatisch goed boeken afhankelijk van de kwaliteit en het lerend vermogen van het scanprogramma.

In een onlinepakket kunt u ook zelf uw verkoopfacturen aanmaken (in plaats van in word of excel) die dan ook rechtstreeks geboekt worden in de administratie. Een veelgebruikt pakket als Marti-Orbak heeft ook een koppeling tussen zijn factureermodule en de meeste boekhoudpakketten. Zonder koppeling kunnen de verkoopfacturen uiteraard ook worden gescand.

Contant bonnetjes

Een regelmatige ergernis is dat bonnetjes verloren gaan en dat achteraf niet meer is vast te stellen waarvoor de pintransactie ook alweer was. Nog lastiger is het als er contant is betaald en de bon niet meer te vinden is. Met uw smartphone kunt u een foto maken van de bon en deze via een app rechtstreeks downloaden in het scanprogramma waarna deze dezelfde weg volgt als een inkoopfactuur.

Kasadministratie

Afhankelijk van uw gekozen boekhoudpakket en de kassasoftware kan er een koppeling worden gelegd tussen de softwarepakketten waarbij de kasadministratie kan worden verwerkt in uw administratie.

Als alle inkoop-, verkoopfacturen en kasmutaties zijn verwerkt in de administratie kunnen deze veelal automatisch worden gekoppeld aan uw bankmutaties. Volledigheid van aanlevering blijft uiteraard een voorwaarde om de matching tot een succes te maken.

Bouwer en officier De auteur, Michel Duijm, is accountant bij Bouwer & Officier Accountants en Belastingadviseurs voor bakkers te Hazerswoude, 071-3419000. Meer info: www.bouwer-officier.nl.

Lees alle columns van de accountants van Bouwer & Officier in ons dossier Financieel.

Dossiers
Lees ook
Bedrijfsvoering in het coronatijdperk

Bedrijfsvoering in het coronatijdperk

Het thema van deze maand is bedrijfsvoering. Hoe actueel, nu in deze tijden van corona van bakkers het uiterste wordt gevraagd.

Hollandse nuchterheid of ‘Dutch ignorance’?

Hollandse nuchterheid of ‘Dutch ignorance’?

Het is crisis. Volgens Macron zijn we zelfs in oorlog. In oorlog met het coronavirus. Landen om ons heen zitten in lock-down en grenzen gaan massaal dicht. Ik zou het over chocolade moeten hebben, maar wat is de relevantie daarvan nu de hele wereld worstelt met COVID-19? Het aantal bevestigde besmettingen ligt op dit moment op 11.750 en wie weet waar...

Digitaal platform Local Heroes beschermt lokale winkeliers en hun klanten in crisistijd

Digitaal platform Local Heroes beschermt lokale winkeliers en hun klanten in crisistijd

Via een app al je boodschappen afnemen bij lokale ondernemers? Vanaf vandaag kan het in Amsterdam West. Door het coronavirus is de lancering van de app met zes weken vervroegd, aldus Maarten Coumans, oprichter van het bedrijf Local Heroes.

Zelfstandig werkend broodbakker omgeving Arnhem gezocht

Zelfstandig werkend broodbakker omgeving Arnhem gezocht

Wat ga je doen?Voor een ambachtelijke bakkerij in de omgeving van Arnhem zijn op korte termijn op zoek naar een zelfstandig werkend broodbakker. De werkzaamheden...

Deegmaker productie omgeving Zoetermeer

Deegmaker productie omgeving Zoetermeer

Wat ga je doen?Voor een bakkerij in de omgeving van Zoetermeer zijn wij op zoek naar deegmakers in de productie. Werkzaamheden: > Afwegen, mengen en kneden van de(hulp)grondstoffen...

Broodbakker ambachtelijk omgeving Zwolle

Broodbakker ambachtelijk omgeving Zwolle

Wat ga je doen?In deze functie voor de lange termijn ga je als zelfstandig werkend broodbakker ga jij samen met je collega's het perfecte brood maken. Dit doe je...