EHB(K)O

Jacqueline Steehouwer_Bouwer&Officier

Dertig jaar geleden liep ik, broekie van nog geen 21, stage bij een accountantskantoor. Ik mocht mee naar een klant in het noorden van het land en moest het kasboek opvragen bij de directie. De kast ging open en mevrouw haalde daar twee schriftjes uit met de legendarische woorden: “Welke moet je eigenlijk hebben, de groene of die zwarte?”

Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht u als ondernemer een deugdelijke administratie bij te houden. Als u daarnaast onderneemt met contant geld, bent u wettelijk verplicht een kasboek bij te houden. Dit bestaat simpel gezegd uit een overzicht van alle contante inkomsten en uitgaven. In de praktijk blijkt dit soms moeilijker dan gedacht, vooral voor starters. Tijd voor eerste hulp bij kasongelukken.

Het kasboek levert een theoretisch of boekhoudkundig kassaldo op. Maar zit dat ook daadwerkelijk in de kas? Het is een utopie dat daar geen verschillen tussen zitten. Tel daarom regelmatig je daadwerkelijk aanwezige kassaldo, zeker aan het eind van het boekjaar. Vertrouw niet (alleen) op je slimme kassasysteem dat dagelijks aangeeft wat er in kas zou moeten zijn.
Met tellen alleen ben je er nog niet: je moet wat met die verschillen. Uiteraard de oorzaak ervan achterhalen, maar je moet ze ook verwerken in je kasboek, om weer aansluiting te krijgen. Dat laatste wordt nogal eens vergeten.

Het achterhalen van de oorzaak van kasverschillen is vaak lastig: mensen maken fouten, al dan niet bewust. Kleine kasverschillen zijn niet te voorkomen en dus acceptabel, maar anders moet je op zoek naar de lekkage.
Denk aan de volgende oorzaken:

  • niet al het contante geld wordt geteld, denk ook aan de (afroom)kluis, kleingeld of de oude sok;
  • foutieve aanslagen: onjuist verwerkte retouren, gratis weggegeven producten, cadeaubonnen, fooien enz.;
  • mistelling’;
  • tijdstip van telling of verwerking van kruisposten/sealbag is niet juist;
  • betaalwijze niet juist geregistreerd (pin);
  • aankoop muntgeld niet juist verwerkt;
  • kasopnamen niet geadministreerd of geen bonnen aanwezig;
  • diefstal.

Tip 1: maak gebruik van slimme kassasystemen en koppel je pin en webshop hieraan.
Automatische registraties zijn minder foutgevoelig, zeker bij piekmomenten.

Tip 2: controleer regelmatig en dubbel
Laat de kas aan het eind van de dag door twee mensen tellen. De ene telt de fysieke kas, de tweede controleert die nogmaals aan de hand van de dagstaat. Steekproefsgewijze controle door de eigenaar is aanbevolen.

Tip 3: communiceer met je werknemers
Maak je werknemers bewust van het belang van een goede kasregistratie en train ze daarin. Wees open over fouten; creëer een leercultuur.

Tip 4: bewaar de kasadministratie
Klanten worden nog wel eens door de Belastingdienst op de vingers worden getikt omdat zij de detailgegevens van het kassasysteem niet bewaren. Om te voldoen aan artikel 52 hebt u een bewaarplicht van 7 jaar. Naast het kasboek moet u ook de detailgegevens uit uw kassasysteem bewaren (zorg voor een goed backup).

Doe uzelf, uw boekhouder én de Belastingdienst een plezier, en zorg dat uw kasadministratie op orde is. Diezelfde boekhouder kan u hierbij helpen.

Bouwer en Officier

De auteur, Jacqueline Steehouwer, is accountant bij Bouwer & Officier Accountants en Belastingadviseurs voor bakkers te Hazerswoude, 071-3419000. Meer info: www.bouwer-officier.nl.

 

Lees ook
Bakkers in de media - week 20

Bakkers in de media - week 20

Het tekort aan personeel, jonge bakkers op Tholen en alles over desembrood. Wat kwam er deze week voorbij over de bakkersbranche in andere media?

‘Wacht niet tot je pensioenleeftijd met het regelen van bedrijfsopvolging'

‘Wacht niet tot je pensioenleeftijd met het regelen van bedrijfsopvolging'

Veel ondernemers denken (liever) niet na over wat er komt kijken bij stoppen met het bedrijf. Aan bedrijfsoverdracht zitten fiscale, juridische en vooral emotionele kanten. Het advies luidt: schakel deskundige hulp in en begin op tijd.

Bakker Piet houdt vast aan transparantie

Bakker Piet houdt vast aan transparantie

Een gloednieuwe bakkerij met lunchroom en vergaderfaciliteiten. Ronny en Esther van der Horst van Bakker Piet verhuisden van een kleine bakkerij in het dorp naar een nieuwe plek aan de rand van Elspeet. Bij de nieuwbouw gold als stelregel dat alles transparant moest zijn.