De Belastingdienst heeft een groot aantal medewerkers die voorheen bij het UWV werkzaam waren opgeleid tot controleur. Met deze extra mensen kan de belasting dienst de frequentie van de (met name loonbelasting)controles opvoeren. Inmid dels merken we dat dit ook gebeurt. Het lijkt ons daarom nuttig op deze plek daar dienst de frequentie van de (met name loonbelasting)controles opvoeren. even bij stil te staan.
Procedure
Een reguliere belastingcontrole wordt altijd van tevoren schriftelijk aangekondigd. Vaak zal de controleur eerst een afspraak maken en daarna deze bevestigen. In de bevestigingsbrief wordt tevens aan gegeven welke informatie beschikbaar moet zijn. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat deze informatie er ook is. Indien een deel van de administratie om welke reden niet beschikbaar is, is het goed dit van te voren te communiceren met de controleur zodat hij tijdens zijn bezoek niet (onaangenaam) verrast wordt.
- Bij de aanvang van een controle moet u afspraken met de controleur maken over het verloop van de controle: er zal eerst een informatief gesprek plaatsvinden;
- de controleur mag zonder uw toestemming niet met uw personeelsleden spreken;
- spreek af hóe en wannéér de controleur zijn vragen kan stellen;
- als afronding van een controle zal er een eindgesprek plaatsvin- den waarin de bevindingen worden besproken en de eventuele consequenties hiervan.
Om uiteenlopende redenen is het vaak verstandig de controle te laten plaatsvinden bij uw accountant. Het is in ieder geval aan te raden bij de gesprekken uw accountant aanwezig te laten zijn.
Aandachtspunten
Onderstaand stippen wij een aantal zaken aan die tijdens een controle aan de orde kunnen komen. We willen zeker niet de indruk wekken hiermee volledig te zijn. Bij elk bedrijf kunnen specifieke zaken naar voren komen. Bij de voorbereiding van de controle is het goed hier even van te voren samen met uw accountant bij stil te staan.
Onkostenvergoeding
Een vaste onkostenvergoeding moet altijd onderbouwd kunnen worden.Van te voren moet aangegeven worden waarvoor deze vergoeding is bestemd. Dit moet periodiek ook nog worden onderbouwd met bonnen. Veel controleurs gaven in het verleden nog wel eens de mogelijkheid dit achteraf te doen echter dat mag niet meer.
Werkkleding
U mag alleen werkkleding belastingvrij aan uw personeel ter beschikkingstellen als deze kleding aan bepaalde eisen voldoet.
Bijvoorbeeld een bedrijfslogo groter dan 70 cm² of kleding die uitsluitend geschikt is voor het werk. Let u er wel op dat u niet én kleding beschikbaar mag stellen én een kledingtoeslag mag vergoeden.
Privégebruik auto’s
Dit blijft altijd een speerpunt van controleurs. Bij de meeste controles zal vooraf een overzicht van (bestel)auto’s worden opgevraagd. Bij de meeste personenauto’s zal er meestal geen discussie zijn over privégebruik. De controleurs willen juist graag weten hoe er om gegaan wordt met bestelauto’s. Mag personeel er privé in rijden. Rijdt u er wellicht zelf privé in. Waar blijft de auto buiten de bedrijfsuren? Is er een verbod op privérijden met deze auto’s. Ofwel: hoe kunt u aantonen dat er inderdaad niet privé gereden wordt met deze auto’s.
Zoals al eerder geschreven is de Belastingdienst ook in andere vormen alert hierop. Zorg er dus voor dat uw onderbouwing niet snel in twijfel getrokken kan worden.
ID-bewijzen
Een makkelijk controle-item voor de Belastingdienst vormen altijd de ID-bewijzen. Indien u niet beschikt over de juiste afschriften van ID-bewijzen kan de controleur u een naheffing Loonbelasting opleggen op basis van het zogenaamde anoniementarief (52%). U begrijpt dat dit gerekend over meerdere personen en jaren in de papieren kan lopen. Zorg er dus voor dat u altijd beschikt over een volledig afschrift (let op de achterkant) van de juiste ID-bewijzen. Zoals bekend is een rijbewijs niet toegestaan. Het is verstandig dit gelijk bij indiensttreding van een nieuwe medewerker te doen. Indien u dit opneemt in een procedure hoeft u zicht hier later bij een controle geen zorgen meer om te maken.
Personeelskortingen
In veel bedrijven is personeel in de gelegenheid om eigen pro ducten met een korting te kopen. Op zich een goede zaak echter de Belastingdienst stelt ook hier weer voorwaarden aan. En deze voorwaarden kunnen ook weer onderwerp van gesprek zijn bij een belastingcontrole. Deze voorwaarden zijn:
- het moeten producten zijn uit het eigen bedrijf;
- de korting mag maximaal 20% zijn van de consumentenprijs;
- de totale korting mag op jaarbasis niet meer bedragen dan € 475.
Zoals gezegd is dit zeker geen complete opsomming van hetgeen aan de orde kan komen bij een belastingcontrole. Om die reden is het altijd verstandig om bij een aangekondigde controle contact op te nemen met uw accountant.