Risicobewust ondernemen biedt de beste groeikansen voor de toekomst

Iedere onderneming van enige omvang heeft vastgelegd hoe de administratieve organisatie (AO) en interne controle (IC) moeten functioneren, maar bij een groot deel van die bedrijven is deze AO/IC geen integraal onderdeel van de bedrijfsvoering, van de dagelijkse praktijk. Dit wordt alleen maar erger bij fusies, personeelswisselingen en reorganisaties. Dit alles leidt tot een lappendeken aan administratieve systemen, processen en dergelijke die allemaal raakvlakken hebben met de AO/IC.

De moderne AO houdt rekening met het karakter van de organisatie en is meer risk based met een sterke focus op IT en soft controls. Waar het vroeger meer ging om de beweging van goederen, gaat het nu meer om de verwerking van transacties op allerlei gebieden. Met de komst van IT zijn er ook nieuwe risico’s ontstaan. Steeds meer processen vinden immers geautomatiseerd plaats. In sommige processen komt er nauwelijks nog een mens aan te pas, alleen als het mis dreigt te gaan.

Om de risico’s in beeld te krijgen, dient er een analyse van de ondersteunende IT-architectuur gemaakt. Welke systemen zijn er? Hoe hangen deze samen? Waar vindt de primaire registratie plaats? Wat is de leidende administratie? Welke eisen moeten worden gesteld aan het onderling afstemmen van transactiestromen? Komen de autorisaties overeen met de verantwoordelijkheden binnen en buiten het bedrijf?

IT is inmiddels zo belangrijk voor organisaties dat het primaire bedrijfsproces niet meer zonder kan. Wanneer die ICT-middelen de organisatie in de steek laten, valt het primaire bedrijfsproces volledig stil. Een goed interne-controle-systeem moet voorkomen dat deze problemen kunnen ontstaan.

Een dergelijk systeem zou moeten bevatten:

• Generals controls die zorgen dat de applicaties van een organisatie 
  ongestoord kunnen functioneren.
• Application controls die ervoor zorgen dat de computerapplicaties zelf goed werken.

Concreet betekent dit dat een informatie-verzorgend-systeem zo moet zijn ingericht dat in voldoende mate garant kan worden gestaan voor de volledigheid van de opbrengstverantwoording, de toelaatbaarheid van de kosten en de tijdigheid van de informatieverzorging. Aspecten als strategie, de organisatiestructuur, cultuur, kennis en vaardigheden spelen een belangrijke rol spelen bij het succesvol implementeren hiervan.

Conclusie

Het belang van een goede administratieve organisatie en interne beheersingsmaatregelen wordt vaak onderschat. Een goed ingerichte AO/IC kan een grote bijdrage leveren aan het in control zijn van de organisatie. Zowel op operationeel als op tactisch en strategisch niveau. Risicobewust ondernemen biedt de beste groeikansen voor de toekomst.