Win tijd met automatisering

Michel Duijm

Ook dit jaar laten we de ontwikkelingen in automatisering de revue passeren en laten we zien hoe u daarvan kunt profiteren bij uw administratie en boekhouding.

We zien steeds meer aanbieders van online boekhoudsoftware die de software in de cloud laten draaien. Het grote voordeel daarvan is dat uw administratie op elke plek toegankelijk is en dat u eenvoudig op afstand samenwerkt met uw accountant, omdat die uw admini­stratie ook kan benaderen.
Correcties kan uw accountant rechtstreeks verwerken, zodat beide partijen over dezelfde cijfers beschikken. Bovendien hoeft u geen back-up meer te maken, voor het geval de computer zou crashen, want uw administratie is veiliggesteld. En er zijn nog meer voordelen.

Mutaties in plaats van bankafschriften

Als u samen met uw accountant kiest voor een online boekhoudprogramma, kunt u – na uw eenmalige goedkeuring – instellen dat alle mutaties van uw betaalrekening dagelijks in het boekhoudprogramma worden ingelezen. Let bij de keuze van software daarom goed op of uw bank die mogelijkheid biedt bij het geselec­teerde pakket. Na enige terughoudend­heid merken wij dat de meeste banken die optie inmiddels wel bieden.

Btw-aangifte

Tal van boekhoudprogramma’s bieden nu de mogelijkheid om uw btw-aangifte via het boekhoudpakket in te dienen bij de Belastingdienst. Daarmee voorkomt u dat u daar apart moet inloggen en de gegevens opnieuw moet invoeren.

Inkoopfacturen

De meeste facturen komen tegenwoordig via de mail binnen. U kunt deze facturen doormailen (of direct laten sturen) naar een speciaal voor u ingericht e-mailadres, gekoppeld aan uw administratie. Veel pakketten werken met een scanprogramma dat de facturen automatisch inleest en zorgt dat ze goed geboekt worden. In hoeverre het scanpro­gramma facturen ‘herkent’ en goed boekt, hangt af van de kwaliteit en het lerend vermogen van dat programma.

Kasadministratie

Afhankelijk van het door u gekozen boek­houdpakket en de kassasoftware kan er een koppeling worden gelegd tussen die twee, zodat de kasadministratie direct wordt verwerkt in uw administratie.

Bonnetjes

Een terugkerende ergernis voor ondernemers is het gehannes met de bonnetjesadministratie. Veel bonnen gaan simpelweg verloren en achteraf is vaak niet meer vast te stellen waarvoor een pintransactie ook alweer was. Nog lastiger is het als er contant is betaald en de bon kwijt is.
De oplossing is eenvoudig: met uw smartphone maakt u meteen een foto van de bon en via een app downloadt u die rechtstreeks in het scan­programma, waarna hij dezelfde weg volgt als de inkoopfacturen.

Matching

Als alle (inkoop- en verkoop-)facturen en kasmutaties in de administratie zijn verwerkt, kunt u ze in de meeste programma’s automatisch laten koppelen aan uw bankmutaties. Volledigheid van aanleve­ring blijft uiteraard een voorwaarde om de ‘matching’ tot een succes te maken.

Bouwer en Officier

De auteur, Michel Duijm, is accountant bij Bouwer & Officier Accountants en Belastingadviseurs voor bakkers te Hazerswoude, 071-3419000. Meer info: www.bouwer-officier.nl.

Lees alle columns van de accountants van Bouwer & Officier in ons dossier Financieel.

Lees ook
‘Wacht niet tot je pensioenleeftijd met het regelen van bedrijfsopvolging'

‘Wacht niet tot je pensioenleeftijd met het regelen van bedrijfsopvolging'

Veel ondernemers denken (liever) niet na over wat er komt kijken bij stoppen met het bedrijf. Aan bedrijfsoverdracht zitten fiscale, juridische en vooral emotionele kanten. Het advies luidt: schakel deskundige hulp in en begin op tijd.

Verzonken kosten

Wat doe je als blijkt dat een investering niet rendabel is? Ga je er dan mee door omdat je al zo veel geïnvesteerd hebt of trek je dan de stekker eruit?

Bakker Piet houdt vast aan transparantie

Bakker Piet houdt vast aan transparantie

Een gloednieuwe bakkerij met lunchroom en vergaderfaciliteiten. Ronny en Esther van der Horst van Bakker Piet verhuisden van een kleine bakkerij in het dorp naar een nieuwe plek aan de rand van Elspeet. Bij de nieuwbouw gold als stelregel dat alles transparant moest zijn.