Structuur in de bakkerij en rust voor de bakker. Volgens ontwikkelaars van kassasystemen en bakkerijsoftware voorkomt een automatiseringsslag op order/entry-gebied een hoop stress en daarmee mogelijke fouten. Toch zijn er nog vele, voornamelijk kleinere bakkerijwinkels die de klant nog steeds een handgeschreven bonnetje meegeven. De kassa wordt hier alleen gezien als afrekenpunt. Een gemiste kans?
Door Clara Bloemhof
Pc-kassa bij Echte Bakker van der Kloet in Leeuwarden.
“De kassa speelt een centrale rol in de bakkerijwinkel”, begint Sieds Tuininga van Ingenieursburo Prompt, dat onder meer het FRITEC bakkerij-automatiseringspakket levert, waaronder de kassa-afrekenmodule FRIPOS. “Wij zien de kassa als een order/entry point, waar je niet alleen producten op afrekent, maar je voorraad mee bijhoudt, waar je bestellingen op plaatst, het derde kanaal beheert en winkelacties in opslaat. De kassa dient als dataverzamelaar voor de bakker.” Met deze data kan de bakker sturen op cijfers. De mogelijkheden zijn oneindig, demonstreert Tuininga in het filiaal van Echte Bakker van der Kloet in Leeuwarden. “Stel dat je de winkelvoorraad voor de volgende dag moet invoeren. Dan kijk je naar wat er de afgelopen week verkocht is. Had je tien witbroden gebakken, maar waren daarvan zes stuks derving? Dan kun je overwegen om nu wat minder witbrood in de winkel te leggen.”
Ook Chantalle Kusters-Boels, directeur bij Roltex kassasystemen, ziet dat de markt voor kassa’s volop in ontwikkeling is. Ze is het eens met Tuininga: “De kassa is eigenlijk meer dan alleen een afrekenpunt geworden. Relatie binden, controle op personeel, koppeling met de webshop, automatisch factureren, cashless betalen, et cetera zijn essentiële onderdelen geworden van de kassa.” Mogelijke stortingen worden veelal voorkomen door een goede bescherming van het systeem en afdichting van de de touchscreens. “Zo kunnen er geen broodkruimels bijkomen”, verklaart Kusters. De keuze voor een kassa is persoonlijk. Kusters: “Uit ervaring leren wij wel dat de werkvloer behoefte heeft aan een bedrijfszekere oplossing en service en met embedded kassa’s profiteren ze direct van die voordelen. De investering op langer termijn is veel al voordeliger.”
Foutgevoelig
“De bakkerijsector bestaat uit een aantal grote industriële bakkers, zo’n twintig grote bakkersbedrijven en een hele groep ondernemers met vier tot vijf filialen. Verder zijn er nog heel veel ‘éénpitters’”, vertelt Tuininga. “Het mooist is om de bakkerijen met meerdere winkels te automatiseren”, glundert hij. “Die ondernemers weten waar de problemen zitten en vragen ons dan om ze op te lossen.” De ‘éénpitters’ – de kleine, zelfstandige bakkers – werken veelal nog met het traditionele bonnetje. “Erg foutgevoelig”, waarschuwt Tuininga. “Je wilt dat de klant altijd krijgt wat hij bestelt. Het overzicht is snel kwijt als je met papier werkt. Gelukkig zien steeds meer bakkers dat in en zie je ook dat de kleine bakkerijwinkels die automatiseringsslag doorvoeren. Want het is toch fijn als je zaterdagavond om 18.00 uur precies weet hoe je bedrijf die week heeft gedraaid?”
Aanbiedingen op het scherm worden ook getoond op het display aan de kant van de klant.
Met het systeem van Prompt, FriTEC genaamd, is het verder mogelijk om te kijken naar het koopgedrag van klanten. “Als men bijvoorbeeld vaak nog een zak bolletjes koopt bij aanschaf van een brood, dan kun je daar op inspelen door die broodjes in de aanbieding te doen”, tipt Tuininga. “De bekende stelregel geldt ook hier: 20 procent van de artikelen is goed voor 80 procent van de omzet. Wanneer je de prijs voor die artikelen met een paar centen verhoogt, krik je de marge op en weet je met behulp van het registratiesysteem hoeveel je aan het eind van het jaar hebt geplust. Ook is te zien welke producten niet of minder goed lopen. De bakker kan er dan voor kiezen om die producten uit het assortiment te halen en zich te focussen op producten die beter lopen.”
Fraude
De mogelijkheid om iedere actie van het winkelpersoneel te monitoren, maakt het voor ondernemers niet alleen makkelijk om de trends inzichtelijk te krijgen, maar ook kan hiermee fraude voorkomen worden. “Helaas krijgen we nog regelmatig een melding van fraude – ongeveer één keer in de twee, drie maanden”, meldt Tuininga. “Met een kassasysteem is het mogelijk om te zien op welke momenten en door wie er is gecorrigeerd, waardoor er een kasverschil is ontstaan.”
Lex Brakenhoff van Bakkerij Aad Brakenhoff in Assendelft maakt gebruik van een embedded kassasysteem van Evers Kassasystemen. Op de twee kassa’s in de winkel en op de pc op kantoor draait de software van Mari Orbak. “De kassa’s zijn met elkaar en met de pc gekoppeld”, vertelt Brakenhoff. “Op de pc draait verder software die de baklijsten maakt aan de hand van de gemiddelde verkopen en bestellingen. Bovendien zijn de weegschalen en barcodescanners in de winkel aan de kassa’s gekoppeld.” De scanners worden in de bakkerij gebruikt voor de verkoop van zuivelproducten. “Ook printen we op de bon een barcode, die kan dienen voor het inlezen van een bestelling, het scannen van klantenpassen en om te gebruiken met acties”, licht de bakker toe. Naast dit alles is de webshop van Brakenhoff ook gekoppeld aan de kassa’s, waardoor alle bestellingen altijd direct doorkomen bij de winkeldames.
De 2-sterrenbakker, die per januari 2013 de naam van zijn winkel verandert in ‘Bakkerij Lex Brakenhoff’, is naar eigen zeggen “uitermate tevreden met het systeem”. “Maar we zoeken altijd weer naar verbeteringen”, stelt hij. “Gelukkig is Marti Orbak altijd bezig met aanpassingen en luisteren ze goed naar onze wensen.”
Instructie
Bij de introductie van het huidige systeem werd een avond uitgetrokken om het personeel te instrueren, blikt de bakker terug. “Dit bleek uiteindelijk lastiger dan vooraf gedacht, omdat sommige dames toch wat angstig waren voor de vele mogelijkheden. In het begin hebben wij dan ook alleen de kassa gebruikt voor het afrekenen en voerde ik zelf de bestellingen in. Na een paar weken vervolgden we de instructie. Zelfs nu, na vier jaar merk je nog wel dat sommige dames moeite blijven houden met de vele opties. Zeker wanneer ze deze opties niet dagelijks gebruiken.”
“De oudere generatie wil in het begin nog wel eens wat tegenstribbelen bij de komst van een computerkassa”, weet Tuininga van Ingenieursburo Prompt. Voor alle personeel – jong en oud – adviseert hij om een dergelijk systeem stapsgewijs onder de knie te krijgen. “Begin met het onderdeel ‘verkopen en corrigeren’. Zorg ervoor dat de winkeldame vertrouwd de klant tegemoet durft te treden – dat is de belangrijkste stap. Daarna komt het bestelproces aan bod. Laat de dames bestellingen eerst op papier noteren om ze vervolgens in alle rust in te voeren in het kassasysteem. Vervolgens is het tijd om de mogelijkheden van het bijhouden van de winkelvoorraad te leren. Wat zijn de uitverkooptijden, hoeveel brood moet er morgen gebakken worden? Als laatste komt het derde kanaal aan bod. Deze is het lastigst, want voer je bestellingen in als daadwerkelijke bestelling, of laat je de klant meteen afrekenen? Door men stapsgewijs aan de kassa’s te laten wennen, kan de bakkerijondernemer de zaak met een gerust hart toevertrouwen aan zijn personeel.”
Toekomst
“Voor de bakkers die al gebruikmaken van een pc-kassa, valt er niet veel meer door te ontwikkelen”, vindt Tuininga. “Dus zoeken we het in het aantrekkelijker maken van de winkel, om klanten te verleiden tot meer aankopen.” Hij schetst een toekomstbeeld waarbij klanten bij de ingang een nummertje trekken en terwijl ze in de rij staan naar lcd-schermen opkijken, waar de acties – gekoppeld aan het kassasysteem – te zien zijn. Tussendoor verschijnt dan het nummer van de volgende klant op die schermen, waardoor men blijft kijken naar de reclames.
Carol Esmeijer van Compad Software: “Op dit moment is al veel mogelijk, denk aan contactloze betaalkaarten en dergelijke. Persoonlijk denk ik eerder dat de ontwikkeling van de betaalsystemen in de toekomst niet veel nieuwe mogelijkheden zal laten zien, maar de ontwikkeling zal vooral gericht zijn op het veilig maken van het betaalsysteem. Ook ben ik er van overtuigd dat contant geld in de toekomst volledig zal verdwijnen. Andere ontwikkeling zoals de iPad of de tablet kassa zullen in de bakkerswinkel niet zo snel gaan. De tablet-computer biedt zeer veel voordelen, maar is niet geschikt voor de bakkerswinkel. Bovendien moet je oppassen dan ongenodigde gasten niet met de kassa er vandoor gaan.”
Googles
Lex Brakenhoff werkt momenteel aan de invoering van het mobiele betalen in de winkel. “Helaas ondervinden wij bij de leverancier hier nog problemen in. Door de mogelijkheid om met je mobiel te kunnen betalen, zie ik de contante betalingen de komende jaren verder terugdringen. Ook zal dit een deel van de PIN-betalingen overnemen.” Ondanks dat er momenteel al 50 procent van de betalingen bij Brakenhoff met PIN gebeurt, is de bakker ervan overtuigd dat contant geld altijd zal blijven.”
Of de bakker helemaal over zal gaan op de PIN of mobiel? Sieds Tuininga durft nog een stap verder te denken. “Google heeft banklicenties in 151 landen. Wie zegt dat we over tien jaar niet met ‘Googles’ betalen?”
Hoe welkom alle automatisering in een bakkerijwinkel ook mag zijn, de kassa zal nooit een mens kunnen vervangen. Tuininga: “Eigenlijk is een dame die lachend een klant helpt, alles wat een bakkerij nodig heeft- de rest volgt dan vanzelf. Dát kunnen we niet automatiseren!”