Tijdswinst dankzij slimme technologie

29 augustus 2022 Naomi Heidinga

Kris Huijsman en Zoë Haket van bakkerswinkel Huijsgemaakt in ’s Gravenzande maken gebruik van slimme technologie, zoals apps en digitale voorraadregistratie. Dat levert tijdwinst op en scheelt ergernis. De kwaliteit van de producten en de ambacht van het vak, staan daarbij voorop. “Innovaties mogen niet ten koste gaan van het product.”

De bakkerij van Kris en Zoë is anderhalf jaar geopend en dus nog gloednieuw. Ze lieten de zaak door een timmerman uit het dorp inrichten. “Als startende ondernemers hadden we geen budget voor een interieurbouwer voor de bakkerij. Bovendien wilden wij het anders.”
Openheid en transparantie is daarbij van groot belang. Vanuit de winkel zie je het maakproces. De bakkers werken achter glas. “Dat heeft niet alleen als voordeel dat de mensen zien wat we doen. Voor de bakkers is het ook fijn werken. Ze zien wat voor weer het buiten is, staan niet in een donker hol. En wanneer klanten vragen hebben, kunnen wij even de winkel inlopen om vragen te beantwoorden. Soms nemen we klanten mee om te laten zien wat we maken.”

Huijsgemaakt_Naomi Heidinga

Op wielen

Een van de vereisten voor de inrichting was dat alles zoveel mogelijk op wielen moest worden uitgevoerd. “Zo kunnen we de modules makkelijk verschuiven. Dat is handig bij het schoonmaken en zo kunnen we indien nodig de winkel anders inrichten. Op die manier konden we de winkel zo coronaproof mogelijk inrichten.”
Kris komt uit een tuindersfamilie. De keuze voor de bakkerij lag als kind wellicht niet voor de hand. Tot zijn vader het bedrijf, een paprikakwekerij, kon verkopen. “Ik was twaalf en dacht: daar gaat mijn bijbaan. Ik kon echter al snel bij bakker Vreugdenhil aan de slag.”
En daarmee was zijn lot bezegeld. De liefde voor het bakkersvak raakte hij niet meer kwijt. Hij twijfelde een tijd over het openen van een eigen zaak. Zijn partner gaf hem het benodigde zetje. “Ze wilde meehelpen om samen deze droom realiseren. Het scheelt enorm wanneer je het met z’n tweeën kunt doen en het een gezamenlijk doel wordt.”

Mooie aanvulling

Ze vonden een huurpand in ’s Gravenzande, de plaats waar Kris is geboren. “Deze stad is het winkelgebied van de regio. Het pand is gloednieuw en goed geïsoleerd en ligt op een uitstekende plek. Op vrijdag is er markt, tegenover de winkel.” Bang voor concurrentie van de twee bakkerszaken in nabije omgeving is hij niet. “We respecteren onze collega’s. Ik denk dat we elkaar niet bedreigen, maar een mooie aanvulling op elkaar vormen.”
Het stel richt zich op kwaliteitsproducten. Het ambacht staat centraal en de producten krijgen de tijd. Dat geldt bijvoorbeeld voor het desembrood. “Dat heeft als voordeel dat onze bakkers niet ’s nachts hoeven te werken. We maken het deeg overdag, en daarna gaat het voor 24 uur de koeling in. De bakkers beginnen om 5 of 6 uur met bakken en dat doen we de hele dag door.” Op arbeid wil Kris niet zo zeer besparen, want dat zou ten koste gaan van het product.

Huijsgemaakt interieur_Naomi Heidinga

Inklokken met bankpas

Op andere gebieden is wel efficiency te behalen. “We hebben een digitaal in- en uitkloksysteem van Booq, dat is gekoppeld aan de urenregistratie. In de horeca en ook bij andere bakkerijen wordt dit systeem gebruikt. Medewerkers klokken in met hun bankpas. Het systeem houdt de gewerkte uren bij. We ontvangen elke maand een overzicht van de gewerkte uren, dat we enkel hoeven te accorderen voor de salarisadministratie. Bij het systeem hoort een app, die medewerkers op hun telefoon hebben. Daarin kunnen ze precies zien hoeveel uren ze gewerkt hebben en hoeveel vakantiedagen ze nog hebben. Ook kunnen ze via de app vrij vragen. Omdat tevens het rooster zichtbaar is, kan men zien of een collega wellicht ook vrij heeft gevraagd. Dat betekent dat medewerkers beter doordacht vrij vragen.”
Het rooster wordt voor een half jaar vooruit gemaakt, zodat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Het is tegenwoordig wel lastig om de weekenddagen rond te krijgen, merkt Kris. “Onze medewerkers geven aan dat ze graag om de zoveel tijd een zaterdag vrij willen. Vrije tijd wordt steeds heiliger. We willen inspelen op deze wens. Eén keer in de drie weken kunnen ze een zaterdag vrij krijgen. Dat geldt ook voor de zondag. De maandag zijn we sowieso dicht. Zo hebben ze een lang weekend.” Kris en Zoë staan zelf wel elk weekend in de bakkerij. “Dat kan niet anders als ondernemer. Wellicht wordt dat in de toekomst anders.”

Scanner

Het stel werkt daarnaast met een scanner, waarmee de voorraadregistratie direct wordt verwerkt. “De gegevens gaan direct naar de leverancier. Zo voorkomen we dat we moeten bijbestellen of misgrijpen. Dat scheelt een hoop ergernis.”
Het werken met de scanner is een pilot, waarin ze samenwerken met leverancier Bakeplus. “Ik ben met hen om tafel gaan zitten om te kijken wat de mogelijkheden waren. In de supermarkt wordt via de kassa de voorraad bijgehouden, en bij de Ikea weet men ook precies wat de voorraad is. Waarom zou zo iets niet kunnen werken voor de bakkerij? Lastig is natuurlijk wel dat wij grondstoffen binnenkrijgen, en er producten van maken. Dat maakt de registratie en het organiseren van het bestelsysteem via de kassa niet mogelijk.”
Daarom scannen ze bij Huisgemaakt de producten bij binnenkomst. De voorraad wordt dan direct bijgewerkt in het systeem van de leverancier en die krijgt een seintje wanneer ze nieuwe voorraad nodig hebben. “Dat scheelt me wekelijks 1 tot 2 uur werk. Daarnaast biedt het een goed overzicht voor de verzekering. Mocht er ooit iets gebeuren, dan is precies duidelijk voor hoeveel waarde aan grondstoffen hier lag. Dankzij dit systeem hoeven we op 1 januari geen rondje meer te maken door de winkel voor de accountant. Het lastige is alleen om de systemen van alle leveranciers op één lijn te krijgen.”

Huijsgemaakt scanner_Naomi Heidinga

Opslag

Het pand in ’s Gravenzande is al bijna te klein voor de ambitie van het stel. “We hebben te weinig opslagruimte. Binnenkort krijgen we echter de sleutel van een opslag op het bedrijventerrein. Daar kunnen we onder meer kratten kwijt en het betekent dat we voor-
taan grote hoeveelheden verpakkingsmate-
riaal kunnen bestellen.”
Uitbreiden op de huidige locatie zien ze niet zitten, ook niet als de buurman onverhoopt zou vertrekken. “We willen in de toekomst geen panden meer huren, alleen kopen.” Binnenkort openen ze hun tweede zaak, in Maasdijk. “Een broodjeszaak. Het voordeel is dat we daar dan bijvoorbeeld de verse soepen kunnen maken. Dat doen we nu hier, in de productieruimte. Nadeel is echter dat we daarvoor moeten wachten tot de bakkerij is schoongemaakt, om de neerslag van meel in de producten te voorkomen. Dat betekent het bereiden van soepen en salades meestal ’s middags of ’s avonds moet gebeuren. Dat vinden we toch een extra belasting.”

Minder administratie

“Ik kan elke bakker het werken met een in- en uitkloksysteem aanraden”, vindt Kris Huijsman van bakkerswinkel Huijsgemaakt. “Het scheelt administratie en dat betekent meer tijd voor het ambacht en om nieuwe dingen te bedenken. Voor de medewerkers is het ook een verrijking: ze hebben zo direct inzicht in hun rooster, vakantiedagen en salaris.”
Van het digitale voorraadsysteem dat hij heeft aangeschaft, heeft de bakker hoge verwachtingen. “Wanneer het lukt om alle leveranciers hier aan te koppelen, scheelt het wekelijks een hoop rompslomp.”

Altijd op de hoogte blijven?