Sociale media: alles onder controle?

Foto: Pixabay

Uw medewerker onderhoudt al jaren uw website, webshop en Facebookpagina. Maar wat als hij ziek wordt of een andere baan vindt? Sociale en online­media zijn voor veel bakkerijen inmiddels onmisbare communicatie- en verkoopkanalen. Ga daarom eens na of u het aan ‘de achterkant’ allemaal goed geregeld hebt: op technisch, organisatorisch en juridisch vlak. De NBOV zet op een rijtje waaraan u kunt denken.

Als een van uw medewerkers uw onlinemedia onderhoudt, maak dan heldere afspraken. Bijvoorbeeld over welke informatie online mag, over de planning en verantwoordelijkheden: wie plaatst de weekaanbieding online? Wie installeert de beveilig­ing­s­update van de webshopsoftware? En wie mag reageren als een klant op Facebook over uw brood klaagt? Zorg ervoor dat u eigenaar bent van de accounts, zodat uw onlineactiviteiten doorgaan bij ziekte, vakantie of einde dienstverband van de medewerker.

Privé of bedrijf?

Bedenk of uw medewerker privéapparaten mag gebruiken om uw onlinekanalen te onderhouden. Dat kan praktisch en flexibel zijn, maar u loopt mogelijk meer beveilig­ing­srisico’s, bijvoorbeeld doordat gezins­leden van uw medewerker de privécomputer ook gebruiken. Vraag u verder af of u het prettig vindt dat bedrijfs­bestanden, zoals foto’s of teksten, op privéappa­raten van medewerkers staan. Dat is niet alleen onhandig als u de bestanden ergens anders voor wilt gebruiken, maar ook erg vervelend als de medewerker vertrekt zonder die bestanden over te dragen.

Heeft uw medewerker persoonsgegevens van klanten nodig om het werk te kunnen doen? Dan moet hij zich aan de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) houden. Zeker in die gevallen moet u goed overwegen of de medewerker privéapparaten mag gebruiken.

Externen

U kunt uw online activiteiten of de techniek erachter uitbesteden aan een externe partij, zoals een communi­catiebureau, automatiseringsbedrijf of freelancer. Maak ook dan goede afspraken, bijvoorbeeld over het beheer van wachtwoorden en software, beveiliging en aansprakelijk­heid. Als die externe partij bij persoonsgegevens kan, zoals de klantgegevens van uw webshop, moet u ook de privacy­aspecten in het kader van de AVG regelen. Gebruikt u beeld, tekst of geluid van iemand anders? Ga dan na of het goed zit met de auteursrechten.

Sociale media en medewerkers

De kracht van sociale media is dat iedereen met iedereen verbonden is: uw medewerkers kunnen ambassadeurs van uw bedrijf worden op hun eigen sociale media. Hun uitingen kunnen uw bedrijf echter ook schade toe­brengen. In uw huishoudelijk reglement, personeels­handboek of een protocol kunt u vastleggen wat en hoe uw medewerkers op sociale media over uw bedrijf mogen communiceren.