Horen én luisteren

Fijn hè, vergaderen? Of toch niet? Ik durf te stellen dat de meeste mensen er een bloedhekel aan hebben. Nee, natuurlijk niet iedereen, de ‘diehardvergadertijgers’ onder ons niet. Die krijgen er nooit genoeg van, sterker nog: zij smullen ervan. Het jammere is dat deze mensen zoveel ruimte innemen dat anderen – met mogelijk meer expertise – er maar het zwijgen toe doen. In zulke meetings lijkt het recht van de sterkste te gelden. De vergadering als apenrots…

Herken je dit beeld? Dan heb je lef, daadkracht en misschien wel enige brutaliteit nodig om zelf je ruimte op te eisen. Op de keper beschouwd geen verkeerde eigenschappen, waar echter niet iedereen over beschikt. Want complexe vraagstukken worden niet opgelost door de opvatting en mening van één enkel persoon. In dat geval zou je het vergaderen net zo goed achterwege kunnen laten.

Een goede vergadering levert meer op dan de som der delen. Dat is ook een belangrijk uitgangspunt voor het werken in (resultaatverantwoordelijke) teams. Daarbij vinden teamleden gezamenlijk antwoorden en oplossingen voor vraagstukken, waarop het individu het juiste antwoord niet weet. Het gaat dus om informatie-uitwisseling en oprechte belangstelling voor de visie van de ander. Waardevrij, zonder oordeel, kritiek of beschuldiging (wat trouwens niet alleen in vergaderingen van pas komt).

Hoe krijg je dat voor elkaar? Essentieel is dat je van tevoren weet welk doel je wilt bereiken. Wil je samen nadenken over en zoeken naar oplossingen voor een bepaald probleem? Kies dan voor een brainstormvergadering. De voorzitter zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt. Beslissingen worden tijdens zulke bijeenkomsten meestal niet direct genomen.

Wil je vooral informatie uitwisselen, dan kondig je een informatieve vergadering aan. Een bijeenkomst waar iedereen informatie kan geven en krijgen en waar ruimte is voor presentaties en het stellen van vragen. Opnieuw is het de taak van de voorzitter om een en ander in goede banen te leiden.

Een zogenoemde besluitvormende vergadering zet je in wanneer je je doelen hebt vastgesteld en de voortgang van taken wilt nagaan. Meestal wisselen de deelnemers in beperkte mate informatie en standpunten uit. Ze trekken gezamenlijk conclusies en nemen besluiten. De voorzitter moet een dergelijke vergadering strak leiden.

Tot slot kun je nog kiezen voor een instructieve vergadering. Dit is het enige overleg waarbij de input van deelnemers van minder belang is. Het gaat slechts om uitleg van doelen en het verdelen van taken.
In alle gevallen is de rol van de voorzitter cruciaal. Is er geen goede voorzitter, dan heb je binnen no time weer een apenrots. Vooraf duidelijk communiceren over het doel van de vergadering en de gewenste gang van zaken helpt natuurlijk ook. Het klinkt eenvoudig, maar dat is het natuurlijk niet. Schuiling Consult helpt hierbij en maakt het mogelijk.