FINANCIEEL | Afgelopen september gingen wij met de auto op vakantie naar Italië. We kregen de tip om een tolbadge aan te schaffen. Geen gestress met contant geld of kaart, want gewoon automatisch betalen. Bijkomend voordeel: minder wachttijden want je kunt gewoon doorrijden via een aparte poort. Lang leve de automatisering!
Als accountant is natuurlijk mijn eerste gedachte: wat kost dat? En net zoals ik voor mijn klanten een kosten-batenanalyse maak bij investeringsbeslissingen pluis ik uit wat dat staaltje gemak ons gaat kosten.
Al snel kom ik erachter dat ik voor deze badge een jaarlijkse fee moet betalen van een paar tientjes, ongeacht of je van tolwegen gebruikmaakt. Voor ons was de keuze snel gemaakt: de tolbadge kwam er (nog) niet.
Eenmaal onderweg stonden we in de file voor de tolpoortjes. Wat bleek: de file stond niet voor de ouderwetse tolpoortjes waar je gewoon een kaartje moest trekken en betalen, maar juist voor de snelle telepasspoortjes waar je met de badge zo door zou kunnen rijden!
Deze praktijkervaring symboliseert een beetje mijn haat-liefdeverhouding met automatisering. Het klinkt altijd zo mooi, maar werkt het ook echt?
Terug naar u als ondernemer. Met de stijgende loonkosten en personeelskrapte is automatiseren het toverwoord geworden waar leveranciers graag op inspringen. Ook binnen onze wereld zien we: ‘alles digitaal’ is de moraal.
Wij geloven in de voordelen die u tijd en geld gaan besparen. Verwerking vanaf de bron, geen extra handelingen en altijd online inzicht via gemakkelijk te interpreteren dashboards. Facturen worden door leveranciers rechtstreeks naar de administratie gestuurd, via een bankenkoppeling worden de mutaties automatisch opgehaald in de administratie en zo veel mogelijk gekoppeld aan de facturen. De ontwikkeling gaat verder en sneller. We hebben prachtige kassasystemen en ook die willen we graag koppelen met de administratie evenals de webshop en de verschillende spaarsystemen. Hoe mooi is het als ook daar geen handwerk meer aan te pas komt om die gegevens in de administratie te krijgen?
Automatiseren: Valkuilen en spelregels
Technisch is alles mogelijk, maar het kan ook verkeerd uitpakken als je je niet aan de spelregels houdt. Daar zijn we in al die jaren dat we ermee bezig zijn wel achter gekomen.
Mijn top 3 van de belangrijkste spelregels om missers te voorkomen zijn:
- Blijf kritisch op de software. Blijven nadenken is het devies: er is een mooie koppeling gelegd, maar klopt de output wel?
- Maak een kosten-batenanalyse: elke koppeling kost geld, net als de tolbadge. Is het de investering waard?
- Wees consequent en gedisciplineerd: de processen worden echt anders en het blijkt soms lastig om daar een weg in te vinden. Er is immers geen papieren voorraad meer om weg te werken.
Vooruitgang zeker, mits
Italië heeft inmiddels al een aantal elektronische tolwegen waar je verplicht bent je te registreren als je geen tolbadge hebt. Dus omarm de automatiseringskansen, maar laat je wel goed begeleiden.
Jacqueline Steehouwer
Accountant bij Bouwer & Officier Accountants en Belasting-
adviseurs voor bakkers te Alphen aan den Rijn.
T (085) 00 269 00
Meer info: www.bouwer-officier.nl
Alle artikelen van Bouwer & Officier zijn te vinden in ons dossier Financieel.
