Automatisering

De afgelopen jaren gaan de ontwikkelingen in automatisering hard. De kosten van gegevensopslag en hardware zijn fors gedaald. In kantoorautomatisering zien wij dat terug in het gebruik van bijvoorbeeld e-mail, waarin wereldspelers als Microsoft en Google met cloudoplossingen vrijwel onbeperkte ruimte bieden om al het emailverkeer op te slaan tegen lage kosten. Bijkomend oordeel is dat deze werkplekonafhankelijk benaderbaar zijn.

Michel Duijm

Door Michel Duijm

De kosten van randapparatuur als pc’s, printers en kopieeroplossingen zijn ook fors gedaald. Multifunctionele oplossingen in apparaten (printen, scannen en kopiëren in één) en bijvoorbeeld het gebruik van tablets voor kassasystemen verlagen de hardware kosten waardoor deze voor een grotere groep gebruikers interessant wordt.

De software-ontwikkelaars hebben ondertussen ook niet stilgezeten. De aangeboden software oplossingen bieden veel mogelijkheden die ook voor kleinere bedrijven interessante zijn. De afgelopen jaren zien we ook steeds meer software leveranciers die hun programmatuur online ter beschikking stellen waardoor er interessante mogelijkheden ontstaan. Ze zorgen er voor dat de software wordt ge-update en nemen de verantwoording over voor back-ups.

Betalen voor gebruik

De toekomst is dat gebruikers van software voor het gebruik gaan betalen. Vaste maandelijkse bedragen in plaats van betaling voor de aanschaf van de software is al gemeengoed voor veel administratieve software. De volgende stap naar betaling voor het gebruik wordt ook al gemaakt. Op het gebied van administratieverwerking zien wij door online toepassingen nieuwe mogelijkheden ontstaan waarbij samenwerken het nieuwe credo wordt. Qua salarisverwerking is het mogelijk om samen in hetzelfde programma te werken waarbij de klant van de accountant de uren invult in plaats van deze apart doorgeeft. In plaats van de salarisstroken te e-mailen of uit te delen kunnen de werknemers deze ook digitaal ontvangen door in te loggen op hun eigen account in de cloud.

Scan en herkenoplossingen

Samenwerken zien we ook steeds meer op het gebied van de boekhouding. Scan en herkenoplossingen zorgen ervoor dat bijvoorbeeld inkoopfacturen digitaal naar de accountant worden verstuurd en middels een scanprogramma door de accountant worden ingelezen in de administratie. Verkoopfacturen worden nog veelal door de klant zelf gemaakt en dit kan in een aparte module waarbij de gegevens worden vastgelegd in de online boekhouding. De herkenfunctie in de software zorgt ervoor dat de boekingen steeds nauwkeuriger worden ingevoerd en dat een foutieve boeking de volgende keer wel wordt herkend.

De bankmutaties kunnen dagelijks in het programma worden ingeladen waarbij de accountant bij een goede aanlevering ervoor kan zorgen dat de administratie up-to-date is. De klant kan meekijken en heeft een meeleesmogelijkheid om te zien hoe hij er financieel voorstaat. De klant kan er ook voor kiezen om (deels) zelf de administratie in de cloud te voeren. Tip: overleg met uw accountant om tot een maatwerkoplossing te komen die u past.

Voorkómen achterstanden

Vooral bij (tijdelijke) afwezigheid van de administratieve kracht kan de accountant er op afstand voor zorgen dat de administratie wordt bijgewerkt zodat er geen achterstanden ontstaan. Tip: een back up plan om dit te regelen kunt u bespreken met uw accountant. De mogelijkheden zijn onbeperkt, de investering in hardware is geen beperkende factor meer. Het gaat er vooral om dat er een oplossing wordt gekozen die bij u en uw organisatie past. Doe er uw voordeel mee.